Postanowienia szczegółowe


POSTANOWIENIA SZCZEGÓŁOWE dla Wystawców XXII Targów Żeglarstwa i Sportów Wodnych BOATSHOW
w Łodzi w dniach 20 – 22.11. 2020 r.

I. INFORMACJE OGÓLNE
1. Termin targów: 20-22 listopada 2020 r.
2. Miejsce: Hala Expo-Łódź al. Politechniki 4, 93-590 Łódź
3. Organizator: INTERSERVIS Sp. z o.o.
ul. Łąkowa 11, 90-562 Łódź
tel. 42 637 12 15
fax 42 639 79 80
boatshow@interservis.pl

II. OBOWIĄZUJĄCE TERMINY
30.06.2020r. – nadsyłanie zgłoszenia udziału oraz opłata za targi umożliwiają skorzystanie z 25% rabatu za wynajętą powierzchnię bez zabudowy
11.09.2020r. – termin nadsyłania zgłoszeń udziału i wpłaty 50% należności brutto za udział w targach
16.10.2020r. — termin dostarczenia materiałów do publikacji targowej. Wystawca zobowiązany jest do przesłania Organizatorowi tekstu wpisu w języku polskimi angielskim. Brak przesłania treści wpisu zwalnia Organizatora z obowiązku jego zamieszczenia. Organizator nie bierze odpowiedzialności za treść przesłanych wpisów. Po upływie w.w. terminu zamieszczenie wpisu możliwe jest po uzgodnieniu z Organizatorem
23.10.2020r. — termin nadsyłania projektu elektrycznego i architektonicznego stoiska — dotyczy zabudowy własnej.
05.11.2020r. — termin nadsyłania zgłoszeń do Konkursu o Złoty Medal Targów BOATSHOW
20.11.2020r. godz. 11.00 – Uroczyste otwarcie targów
20.11.2020r. godz. 20.00 – Wieczór Wystawców

III. GODZINY OTWARCIA HALI

Montaż stoisk
17.11.2020 r. – 08.00-21.30 – wprowadzanie jachtów o dużych gabarytach
17-19.11.2020 r. – 08.00-21.30 – budowa stoisk indywidualnych
19.11.2020 r. – 10.00-21.30 – urządzanie stoisk standardowych
20.11.2020 r. – 08.00-10.00 – urządzanie stoisk

Dni targowe dla wystawców
20.11.2020 r. – 08.00-19.00
21.11.2020 r. – 09.00-19.00
22.11.2020 r. – 09.00-17.00

Dni targowe dla odwiedzających
20.11.2020 r. – 10.00-18.00
21.11.2020 r. – 10.00-18.00
20.11.2020 r. – 10.00-16.00

Demontaż
20.11.2020 r. – 17.00-20.30 – zdawanie stoisk standardowych przez wystawców
20.11.2020 r. – 17.00-22.00 – demontaż stoisk indywidualnych
21.11.2020 r. – 08.00-13.00 – wyprowadzanie jachtów o dużych gabarytach

IV. WJAZD NA TERENY TARGOWE
1. W dniach 17-19.11.2020 r. (okres montażu stoisk) w godz. 08.00 – 21.30 oraz  22.11.2020 (okres demontażu) po godz. 17.30 wjazd na tereny targowe na podstawie: karty wstępu wystawcy, karty parkingowej, karty na montaż/demontaż, zlecenia dostawy.
2. Parking dla wystawców na terenie Expo-Łódź tylko dla samochodów osobowych i dostawczych do 3,5t, dozorowany w godzinach otwarcia hali dla wystawców.
3. W dniach 20-22.11.2020 (okres trwania targów) do wjazdu na tereny targowe upoważnia karta parkingowa. Karty parkingowe sprzedawane są na podstawie pisemnego zamówienia – formularz 2C.
4. W ostatnim dniu trwania targów, tj. 22.11.2020 w celu demontażu stoisk, samochody ciężarowe i dostawcze wpuszczane będą na tereny targowe po godzinie 17.30
5. O możliwości i miejscu parkowania przyczep podłodziowych na terenie Expo - Łódź decyduje organizator.

V. W RAMACH OPŁATY ZA UDZIAŁ W TARGACH WYSTAWCA OTRZYMUJE (poza świadczeniami zawartymi w opłacie rejestracyjnej)
1. Zaproszenie dla przedstawiciela firmy do udziału w uroczystości otwarcia targów
2. Zaproszenia do zwiedzania targów dla Państwa gości przy powierzchni stoiska: - od 6 m2 do 20 m2 - 5 szt. - od 21 m2 do 50 m2 - 10szt. - od 51 m2 do 100 m2 - 15szt. - powyżej 100 m2 - 20szt. (prosimy o potwierdzenie liczby zaproszeń do dnia 05.10.2020 r. Po tym terminie zaproszenia będą przydzielane w ramach możliwości do wyczerpania zapasów)
3. Służbowe karty wstępu: - 3 szt. przy powierzchni stoiska do 12 m2 - 5 szt. przy powierzchni stoiska od 13 m2 do 40 m2 - 8 szt. przy powierzchni stoiska od 41 m2 do 80 m2 - 10 szt. przy powierzchni stoiska ponad 80 m2

VI. STOISKA STANDARDOWE (ZABUDOWA ORGANIZATORA)
1. Za niewykorzystane elementy zabudowy standardowej nie przysługują rekompensaty finansowe oraz uzupełnienia wyposażenia podczas targów.
2. W przypadku zlecenia wykonania znaku logo, prosimy o dostarczenie wzoru w wersji elektronicznej na adres boatshow@interservis.pl i określenie, czy ma być wykonane dodatkowo — obok standardowego napisu, czy zamiast niego.
3. Zmiany dotyczące wyposażenia stoiska mogą być zlecane najpóźniej 14 dni przed rozpoczęciem targów. Zlecenie wyposażenia stoiska, w terminie krótszym będzie realizowane w miarę możliwości.
4. Za uszkodzone lub zaginione elementy zabudowy i wyposażenia stoiska wystawca będzie obciążony kosztami zakupu tych elementów.

VII. STOISKA Z ZABUDOWĄ WŁASNĄ (REALIZACJA WYSTAWCY)
1. Wystawca zobowiązany jest do przesłania Organizatorowi projektu architektonicznego i elektrycznego stoiska do dnia 23.10.2020 r. Prosimy o zaznaczenie w projekcie miejsca doprowadzenia przewodu zasilającego, rozdzielni oraz miejsca doprowadzenia przyłącza wodno – kanalizacyjnego.
2. Liczba rozdzielni do wynajmu jest ograniczona — formularz 2B.
3. Za wykonanie przyłączy o innych parametrach od podanych w formularzu 2B oraz wykonanie innych usług elektrycznych, stosowane będą ceny wynikające z kalkulacji indywidualnych.
4. Wystawca zobowiązany jest do dokonania pomiaru skuteczności zerowania wykonanej instalacji elektrycznej i dostarczenia Organizatorowi protokołu pomiaru. Trwałe podłączenie do sieci nastąpi po przekazaniu protokołu organizatorowi
5. Organizator wyraża zgodę na podklejanie wykładziny do podłogi w stoisku jedynie taśmą żelową (łatwą do usunięcia) — możliwość zamówienia — formularz 2B.
6. Wystawca zobowiązany jest zdać oczyszczoną i uporządkowaną powierzchnię po demontażu stoiska, łącznie ze zdjęciem z podłogi taśm po wykładzinie. W przypadku  niewykonania powyższych prac porządkowych w terminie demontażu, Organizator zleci ich wykonanie na koszt Wystawcy.
7. Wystawca zobowiązuje się poinformować realizatora zabudowy, że jest zobowiązany do podpisania oświadczenia o zapoznaniu się z warunkami budowy stoisk targowych oraz harmonogramem prac w czasie montażu i demontażu. Powyższe informacje Organizator prześle wskazanemu realizatorowi stoiska wraz z potwierdzeniem udziału w targach. Podpisanie oświadczenia stanowi warunek dopuszczenia do prac montażowych.
8. Osoby oraz firmy zatrudnione przez Wystawcę do montażu i demontażu stoiska, zobowiązane są do posiadania oznakowanych strojów roboczych oraz identyfikatorów, które należy pobrać w Biurze Targów. Identyfikatory te upoważniają do przebywania na terenie obiektu jedynie w okresie montażu i demontażu stoiska. Organizator ze względu na bezpieczeństwo i troskę o majątek Wystawcy ma prawo usunąć z terenów targowych osoby nieposiadające identyfikatorów, a także odmówić wpuszczenia na tereny targowe takich osób. Identyfikatory powinny być czytelnie wypełnione.
9. W przypadku zabudowy stoisk w technologii płyt gipsowo-kartonowych, pilśniowych lub wiórowych, podstawowe prace związane z obróbką tych materiałów (cięcie itp.) powodujące duże zapylenie, powinny być wykonane poza terenami targowymi w warsztatach do tego celu przeznaczonych. Tak przygotowane materiały powinny być dostarczone w postaci elementów gotowych do zamontowania. Przy wykonywaniu na terenach targowych pozostałych prac powodujących zapylenie należy bezwzględnie stosować elektronarzędzia z pochłaniaczami pyłu.

VIII. CENA ZA POWIERZCHNIĘ
1. Cena powierzchni wystawienniczej obejmuje: powierzchnię wystawienniczą na okres targów, montażu i demontażu, koszt zużycia energii elektrycznej, wody, udziału przedstawiciela Wystawcy w imprezach towarzyszących (tj. otwarcie targów, spotkania branżowe, pokazy i prezentacje, konferencje), korzystanie ze wspólnie użytkowanej powierzchni, utrzymanie czystości przejść i korytarzy w obiekcie, zabezpieczenie obiektu przez służby ochrony oraz zabezpieczenie p/poż., reklamę i promocję Targów.
2. Cena powierzchni, wyposażenia oraz świadczonych usług zamieszczone są w formularzach 1 i 2.
3. Przy fakturowaniu za powierzchnię oraz dodatkowe usługi doliczony zostanie obowiązujący podatek od towarów i usług - VAT.

IX. WARUNKI PŁATNOŚCI ZA NAJEM POWIERZCHNI WYSTAWIENNICZEJ
1. Opłatę rejestracyjną w wysokości 230 zł netto, należy wpłacić na konto organizatora
wraz z przesłanym zgłoszeniem udziału — formularzem umowy.
2. W ramach opłaty rejestracyjnej Wystawcy przysługują: 3 karty wstępu; 3 zaproszenia dla Gości; 1 karta parkingowa; informacje o Wystawcy na stronie targów wraz z linkiem do jego strony; wpis do informatora targowego wraz z logo.
3. Organizator przyjmuje zgłoszenie uczestnictwa w targach pod warunkiem przesłania umowy i wniesienia opłaty rejestracyjnej.
4. Przydział i lokalizacja powierzchni wystawienniczej możliwa jest po dokonaniu wpłaty w terminach określonych w formularzu umowy.
5. Przy obliczeniu opłaty za najem powierzchni, Organizator dokonuje zaokrąglenia do pełnego m2 w górę.
6. Wielkość zamówionej powierzchni nie może być mniejsza niż 4 m2 . Minimalna głębokość stoiska 2 mb
7. Jeżeli z Zamawiającym nie zostanie zawarta umowa udziału w targach ze strony Organizatora, wpłacona opłata rejestracyjna i przedpłata będą zwrócone.
8. W przypadku przebudowy stoiska na życzenie Wystawcy, wykonanego zgodnie ze zgłoszeniem udziału, Wystawca ponosi dodatkowe koszty w wysokości 50% wartości zabudowy całego stoiska.

X. TERMINARZ PŁATNOŚCI
Należność za udział w targach prosimy uregulować przelewem z dopiskiem BOATSHOW, na konto:
INTERSERVIS Sp. z o.o., ul. Łąkowa 11, 90-562 Łódź, SANTANDER BANK POLSKA O/ŁÓDŹ 16 1090 2705 0000 0001 0041 2605 lub wpłacić w kasie Spółki INTERSERVIS.
do dnia 11.09.2020 r. — 50% kosztów uczestnictwa brutto
do dnia 12.10.2020 r. — pozostała kwota brutto
UWAGA! Wpłata pełnej należności za udział w Targach do dn. 30.06.2020 r. upoważnia do 20% rabatu od ceny za powierzchnię stoiska bez zabudowy.

XI. KONKURS O ZŁOTY MEDAL TARGÓW BOATSHOW.
1. Organizatorem Konkursu o Złoty Medal Targów BOATSHOW jest Interservis Sp. z o.o.
2. Zgłoszenia są przyjmowane do 05.11.2020 r.

XII. UBEZPIECZENIE
1. Organizator zaleca zawarcie umowy ubezpieczenia obejmującego eksponaty, materiały  i produkty prezentowane na targach przez cały czas trwania targów, a także przez czas ich montażu, demontażu i transportu.
2. Informujemy, że Organizator nie ponosi odpowiedzialności materialnej za utratę, zniszczenie lub uszkodzenie eksponatów, materiałów, produktów i innych rzeczy materialnych należących do Wystawców, do których dojdzie podczas ich montażu, demontażu i w czasie trwania targów, które spowodowane są działaniem samego Wystawcy oraz osób trzecich.
3. W czasie montażu i demontażu Wystawca zobowiązany jest do wyznaczenia osoby odpowiedzialnej za rozładunek i załadunek, do współpracy z firmami wykonującymi usługi załadunku i rozładunku, zabudowy, służbami technicznymi hali wystawienniczej i Organizatora.

XIII. INNE
1. Wystawca samodzielnie i na własny koszt organizuje transport, rozładunek i załadunek z dostarczeniem prezentowanych eksponatów do stoiska w godzinach pracy hali podczas montażu i demontażu.
2. Wystawca ma obowiązek wyprowadzenia prezentowanych eksponatów z hali w godzinach przeznaczonych na demontaż stoisk. W innym wypadku Organizator obciąży Wystawcę kwotą 2 500 zł netto (dwa tysiące pięćset złotych netto) za każdą rozpoczętą godzinę przekroczenia czasu wyznaczonego na demontaż stoisk.
3. Ze względów organizacyjnych uprzejmie prosimy Wystawców o likwidację ekspozycji w dniu zakończenia targów od godz. 17.00 do godz. 21.30. Organizator dopuszcza wyprowadzanie z hali jachtów i łodzi o dużych gabarytach w dniu 23.11.2020r. w godz. 8.00 – 13.00
4. Organizator nie przewiduje pracy w godzinach nocnych celem uniknięcia dodatkowych kosztów związanych z wydłużeniem wynajmu obiektu po godz. 21.30
5. Na terenie obiektów targowych obowiązuje zakaz palenia oraz spożywania alkoholu.

Zarząd Spółki INTERSERVIS
Łódź, 28.02.2020 r.

Zachęcamy Państwa do promocji produktów lub usług na powierzchni prezentacyjnej. Plan prezentacji będzie włączony do programu targów. Do Państwa dyspozycji przygotujemy laptop, rzutnik, ekran i nagłośnienie. Udział w prezentacji nie wiąże się z żadnymi dodatkowymi kosztami. Prezentacja może trwać 15 – 20 minut.

W przypadku pytań dotyczących prezentacji prosimy o kontakt:

Biuro Interservis
42 637 12 15
biuro@interservis.pl

Ze względów organizacyjnych uprzejmie prosimy o taką organizację demontażu ekspozycji, aby rozpoczął się od godz. 17.00 i trwał do godz. 21.30.

Nie przewiduje się pracy w godzinach nocnych. W przypadku, gdyby okazało się to trudne organizacyjnie prosimy o informację do Biura Targów, celem uniknięcia dodatkowych kosztów związanych z wydłużeniem wynajmu obiektu w godzinach nocnych.